Administration Des Ventes (H/F)

NOTRE ENTREPRISE

Spécialisé dans l’Equipement de Protection Individuelle (EPI), DIFAC, filiale du Groupe PLISSONEAU rayonne sur l’ensemble du territoire hexagonale. Depuis plus de 40 ans, notre équipe d’experts choisit et conçoit les équipements les plus adaptés aux différents métiers, dans le respect des normes les plus exigeantes. Notre ambition, c’est de vous accompagner dans la durée, au quotidien, sur le terrain, quelles que soient vos conditions de travail, pour vous permettre d’exercer votre activité dans des conditions optimales de confort et de sécurité. Fort de son rayonnement sur le territoire hexagonal, DIFAC souhaite à ce titre renforcer son équipe ADV en recrutant un(e) Administrateur des Ventes (H/F).

VOS MISSIONS

Sous la responsabilité de la Direction commerciale, du Directeur des Ventes, vous aurez pour mission d’assurer le suivi des opérations commerciales d’un ou de plusieurs commerciaux de l’entreprise, tout en gérant les appels entrants et le traitement des commandes, de la prise des commandes auprès des clients jusqu’à leur livraison.
Pour ce faire, vos principales missions seront les suivantes :

• Traitement de l’appel entrant & relation clients

-Recueillir la demande du client par téléphone ou mail : analyser les besoins, apporter les réponses de 1er niveau (tarifs, produits/services, questionnaires…) et orienter la demande si nécessaire.

-Proposer des produits aux clients et diriger le client vers les services concernés.

-Centraliser l’ensemble des réclamations clients et des services internes.

-Communiquer aux clients les informations nécessaires : traitement et suivi de leur commande, disponibilité produits/service livraison, changements de références, nouveaux tarifs.

• Traitement des commandes – suivi client

-Vérifier le risque client par le biais de la comptabilité

-Contrôler la faisabilité/conformité de la commande au regard du contrat client, des conditions de livraisons.

-Enregistrer les commandes des clients : saisie et vérification des lignes dans le logiciel d’Administration des Ventes (Sage X3).

-Suivre et mettre à jour son portefeuille de commandes.

-Suivre l’évolution des consommations clients et mener les actions appropriées.

-Se charger de l’envoi des échantillons aux clients : Remplir la fiche d’envoi, préparation, envoi, suivi.

-Vérifier les stocks et communiquer au client les délais de disponibilité.

-Éditer et communiquer les commandes à la logistique pour la mise en préparation.

-Remonter les demandes des clients à la direction commerciale.

-Gestion des reliquats

-Gestion des rapports de visite du commercial (offre de prix, envoi tarif, échantillons,…)

-Ouverture des comptes prospects

-Relance téléphonique des retards de paiement client

• Gestion des litiges

-Gérer les réclamations clients (problèmes de livraison, de préparation, de tarification,…) : pour une transmission des éléments au S.AV. lorsqu’il s’agit d’un problème de livraison avec le transporteur. Offrir des solutions correctives.

• Actions commerciales & administratives et reporting

-Suivi des e-mailing et d’opérations commerciales spécifiques auprès du client pour susciter des ventes.

-Réaliser la mise à jour tarifaire.

-Préparer les devis, réaliser l’offre de prix avec le chargé d’affaires et/ou commercial.

-Assurer un reporting auprès de son N+1 (tableau de bord ADV) et communiquer les informations utiles au commerce.

• A l’export

-Etablir les documents exports selon les exigences du pays destinataire,

-Etablir les dossiers d’inspection s il y a eu lieu selon les exigences du pays destinataire,

-Gestion du fret maritime, aérien et routier,

-Paiements à l’international

-Sourcing nouveaux clients export

VOTRE PROFIL

Vous avez un niveau BTS ou DUT (Bac+2), notamment commerce international, assistant manager,…
Vous disposez d’une première expérience sur des fonctions similaires. Vous êtes un utilisateur avéré des outils bureautiques, notamment Excel. Doté(e) de qualités relationnelles et de communications, vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre réactivité et votre capacité à vous adapter à votre interlocuteur.
Vous avez une connaissance technique des produits, des gammes et des tarifications serait un plus.
Maîtrise des outils bureautiques et utiliser les progiciels de gestion commerciale et/ou de gestion de stock.
Un plus
SAGE X3